+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Приказ о регламенте номерации входящей исходящей документации

Текст справки может состоять из нескольких разделов, содержать таблицы, пояснения, ссылки, иметь приложения. В конце текста или в правом верхнем углу указывается организация, куда представляется справка. В тексте такой справки не должны использоваться обороты: В случае если справка подписывается исполнителем, то реквизит "отметка об исполнителе" не указывается. Особенности подготовки и оформления письма Содержанием писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии рекламации , задания, сообщения, напоминания, ответы, просьбы, отзывы, предложения оферта , замечания, извещения, приглашения, подтверждения и другие.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа в модуле Канцелярия ПК "Делопроизводство"

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Регистрация входящих документов

Руководителям исполняющим обязанности руководителя управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и начальникам исполняющим обязанности начальника межрегиональных инспекций ФНС России привести индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствие с Типовой инструкцией по делопроизводству.

Признать утратившими силу: Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы на Д. Руководитель Федеральной М. Мишустин Типовая инструкция по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы утв.

Общие положения 1. Федеральный закон от Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Типовой инструкцией, распространяются на документы несекретного характера без ограничения доступа.

Положения Типовой инструкции определяют правила работы со всеми документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Типовой инструкции не распространяются на организацию обмена технологическими данными.

На основании Типовой инструкции Управления Межрегиональные инспекции издают индивидуальные инструкции по делопроизводству, в которые, исходя из специфики своей деятельности, могут включать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящей Типовой инструкции, но не противоречащие ее положениям.

Все документы за исключение документов, составляющих внутреннюю переписку изготавливаются на бумажном носителе. Документы, составляющие внутреннюю переписку, могут изготавливаться в электронном форме без предварительного документирования на бумажном носителе.

Документы пересылаются направляются адресатам на бумажном носителе или в электронной форме. В электронной форме документы направляются в виде: Электронный документ не должен содержать изображения Государственного герба Российской Федерации. Исходящий электронный документ оформляется одновременно с оригиналом на бумажном носителе.

Исходящий электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью УКЭП. Подписание УКЭП электронных документов, составляющих внутреннюю переписку, не требуется.

Электронный образ документа должен содержать подпись должностного лица, регистрационные номер и дату. Электронный образ документа УКЭП не подписывается. Делопроизводство в Управлении Межрегиональной инспекции организуется с использованием системы электронного документооборота далее - СЭД-регион , обеспечивающей сбор документов включение документов в систему , их обработку, управление документами и доступ к ним.

Для автоматизированного учета и обработки документов, передаваемых руководителю Управления Межрегиональной инспекции далее - Руководитель , заместителям Руководителя, отделам в СЭД-регион создаются базы данных "Канцелярия Руководителя", "Канцелярия заместителя Руководителя" и "Канцелярия отдела".

Допускается для нескольких заместителей Руководителя создавать общую базу данных "Канцелярия заместителей Руководителя".

Все работники Управления Межрегиональной инспекции регистрируются в СЭД-регион, при этом каждому работнику в СЭД-регион создается индивидуальный почтовый ящик и карточка пользователя СЭД-регион в базе данных "Справочник организации".

Контроль соблюдения единых принципов организации делопроизводства, методическое руководство организацией делопроизводства, проведение проверок ведения делопроизводства в отделах Управления Межрегиональной инспекции и подчиненных налоговых органах возлагается на отдел, в функции которого входит документационное обеспечение управления далее - подразделение ДОУ.

Системное и информационное администрирование СЭД-регион осуществляет администратор СЭД работник отдела, отвечающего за информационные технологии. В Управлении Межрегиональной инспекции действует порядок делопроизводства, в соответствии с которым: Персональная ответственность за организацию и ведение делопроизводства, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел в отделах Управления Межрегиональной инспекции возлагается: Работники отделов Управления Межрегиональной инспекции несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов.

Изъятие подлинников документов из дел производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления, с уведомлением Руководителя и с оставлением в деле копий изъятых документов, а также документа, фиксирующего основание для выдачи подлинников.

Передача заверенных копий и копий документов сторонним организациям допускается только после получения положительного решения по официальному письменному запросу, направленному Руководителю или заместителю Руководителя. Документы, поступившие в электронной форме и подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью далее - УКЭП , передаются в сторонние организации в виде заверенных копий, выполненных на бумажном носителе в соответствии с п.

Начальники отделов обязаны: При длительном отсутствии работника отпуск, командировка и т. Дела, взятые из архива, должны быть сданы в архив. При длительном отсутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства в отделе отпуск, командировка и т.

При длительном отсутствии отпуск, командировка и т. При увольнении или переводе работников, ответственных за ведение делопроизводства, в другой отдел составляется акт о сдаче-приеме дел и документов, утверждаемый начальником отдела.

При увольнении или переводе в другой отдел работник должен исполнить и закрыть все поручения, завершить согласование документов. Фамилия назначенного лица сообщается администратору СЭД для внесения изменений в систему.

Прием, обработка, регистрация и распределение поступающих документов за исключением заявок на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений, поступающих в адрес конкурсной комиссии Все документы, поступившие в Управление Межрегиональную инспекцию обрабатываются, регистрируются и распределяются подразделением ДОУ в день поступления.

Документы, поступившие в течение последних 30 мин. Прием и обработка документов, поступающих почтовой и фельдъегерской связью 2. Все документы на бумажных носителях в течение рабочего дня поступают в подразделение ДОУ. Документы, передаваемые нарочными непосредственно руководству Управления Межрегиональной инспекции , а также начальникам отделов, подлежат передаче в этот же рабочий день в подразделение ДОУ для их регистрации.

Документы, поступившие по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимаются ответственным дежурным по Управлению Межрегиональной инспекции. Факт доставки документов регистрируется ответственным дежурным в специальном журнале.

При получении пакетов с надписью "Весьма срочно", "Вручить немедленно", "Срочно" ответственный дежурный докладывает об этом руководителю подразделения ДОУ по телефону для принятия решения.

При приеме входящих документов в подразделении ДОУ проверяется: В этом случае почтовое отправление направляется на рассмотрение с упаковкой. Входящие документы вскрываются в подразделении ДОУ. Подсчет числа страниц не производится. Конверты с надписью "Лично" вскрываются адресатом отправления.

Конверты для конкурсной комиссии Управления Межрегиональной инспекции с надписью "Не вскрывать" вскрываются непосредственно на заседании конкурсной комиссии. Если документ представляется заявителем лично через представителя , в подразделении ДОУ проверяется комплектность документации, в том числе наличие указанных в документах приложений без подсчета страниц.

При неполном комплекте документ принимается только при наличии соответствующей отметки с подтверждающей подписью заявителя его представителя. По просьбе заявителя его представителя на представленной им копии документа проставляется отметка о приеме документа, содержащая текущую дату по требованию - текущее время и подпись работника подразделения ДОУ.

При неполном комплекте дополнительно проставляется соответствующая отметка с подтверждающей подписью работника подразделения ДОУ. Один экземпляр направляется заявителю, другой подшивается в дело в подразделении ДОУ. Конверты от входящей документации сохраняются и прилагаются к документам: Остальные конверты от входящей документации подлежат уничтожению.

Документы на бумажном носителе могут переводиться в электронные образы сканироваться , которые помещаются РК в поле "Документ". Объем сканирования определяется служебной необходимостью, квалификацией персонала и техническими возможностями имеющейся аппаратуры.

Не подлежат внесению в СЭД-регион документы с пометкой "Для служебного пользования", а также отдельные документы по указанию Руководителя.

В случае, если РК документов поступили в СЭД, а документы на бумажном носителе в течение 30 дней не были доставлены, то их РК не регистрируются, а автоматически возвращаются отправителю с комментарием "Истек срок ожидания документа на бумажном носителе". Прием и обработка входящих документов в электронной форме средствами СЭД 2.

Перечень таких документов утверждается отдельным приказом распоряжением ФНС России. Вся документация из подведомственных инспекций должна поступать в электронной форме по СЭД, за исключением документов, подлежащих отправке на бумажном носителе. Перечень таких документов утверждается отдельным приказом распоряжением Управления.

В случаях, предусмотренных специальными нормативными актами, документы в электронной форме по СЭД могут поступать из других инспекций. Электронный документ может состоять из файла сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений, тогда УКЭП подписываются файл сопроводительного письма.

Допускается, если входящий документ в электронной форме состоит из электронного образа сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений.

Отличительной особенностью РК поручений является наличие в поле "Номер документа" отметки "Поручение", при этом номер документа отсутствует. В поле "Документ" помещается файл документа электронный образ документа, обращения, Интернет-обращения , по которому создано поручение, информация о заявителе и дате регистрации документа в центральном аппарате, текст резолюции по документу и фамилия должностного лица, подписавшего резолюцию.

В подразделении ДОУ проверяется: Несоответствие регистрационного номера и дата регистрации в файл поступившего документа, со значениями регистрационной карточки является ошибкой.

При выявлении ошибок РК документа средствами СЭД возвращается отправителю без регистрации с указанием причины отказа. РК, поступивших из ЦА ФНС России, Управлений, Межрегиональных инспекции или инспекций с сопроводительным письмом обращений граждан, запросов граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности Управления Межрегиональной инспекции , а также в виде поручений по обращениям граждан из БД "Канцелярия экспедиции" перенаправляются в БД "Канцелярия ЗГ" для их регистрации и распределения.

Прием и обработка документов, поступающих в электронной форме по электронной почте 2. Электронная почта далее - ЭП используется как резервный канал связи с ЦА ФНС России, Управлениями, Межрегиональными инспекциями и подведомственными инспекциями в случае технического сбоя канала системы электронного документооборота.

Документ в электронной форме должен содержать электронный документ, подписанный УКЭП, либо электронный образ документа. Электронный документ может состоять из файла сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений, тогда УКЭП подписываются файл сопроводительного письма и файлы приложений Допускается, если входящий документ в электронной форме состоит из электронного образа сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений.

При выявлении ошибок документы, поступившие по ЭП, не регистрируются, а отправителям сообщается об ошибках. В поле "Документ" помещается файл ы электронного документа. Прием и обработка Интернет-обращений 2. Для приема обращений граждан и организаций, а также запросов граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности Управления Межрегиональной инспекции в форме электронных сообщений далее - Интернет-обращения применяется специализированное программное обеспечение, расположенное на едином портале налоговых органов www.

Интернет-обращения в электронной форме поступают в СЭД в виде РК с уже заполненными полями и вложенным файлом ами обращения: РК запросов организаций о предоставлении информации о деятельности Управления Межрегиональной инспекции в форме электронных сообщений перенаправляются в БД "Канцелярия ЗГ" для их регистрации и распределения.

Прием и обработка факсограмм 2. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи информации с бумажного носителя и приема этой информации в виде копии-факсимиле. Передача средствами факсимильной связи секретных документов, а также документов, содержащих пометку ограничения доступа к ним, в том числе пометку "Для служебного пользования", запрещена.

Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Управления Межрегиональной инспекции , установлены в подразделении ДОУ. Первичная обработка в СЭД-регион и регистрация принятых факсограмм аналогична первичной обработке документов, поступивших почтовой и фельдъегерской связью.

Факсограммы, поступившие из органов государственной власти и подлежащие в соответствии с п. Остальные факсограммы, направленные на рассмотрение в приемную заместителя Руководителя или в отдел, рассматриваются как информационные материалы, которые подлежат исполнению только после досылки подлинника документа.

В случае особой важности и если о факсограмме уже проинформирован соответствующий заместитель Руководителя, такие факсограммы принимаются к исполнению.

Если по факсограмме, принятой к исполнению без подтверждающего подлинника документа, требуется предоставление конфиденциальной информации, исполнитель связывается по телефону с автором факсограммы и сообщает, что информация может быть предоставлена только после получения официального письма с подписью и печатью.

Регистрация и распределение рассылка входящих документов После приема и обработки входящих документов производится их регистрация и распределение рассылка:

10 любимых ошибок в управлении документами

Для электронной регистрации принятой и отправленной корреспонденции с помощью ПК подойдет аналогичная форма разбивки журнала. В этом случае, для того чтобы найти документацию, можно воспользоваться последовательным пролистыванием страниц либо поиском по ключевым словам. Как устроены жизненные циклы организации и как ими управлять Особенности организации работы с входящими документами Правила работы с документами в организации устанавливают, что приемом и обработкой входящей корреспонденции занимается секретарь руководителя или его референт. Поступающие бумаги проходят несколько ступеней: Начальная обработка документации подразумевает проверку их на соответствие адресату.

Правила регистрации документов Входящие письма: Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Справка Регистрационный номер В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения.

Руководителям исполняющим обязанности руководителя управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и начальникам исполняющим обязанности начальника межрегиональных инспекций ФНС России привести индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствие с Типовой инструкцией по делопроизводству. Признать утратившими силу: Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы на Д. Руководитель Федеральной М. Мишустин Типовая инструкция по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы утв.

1С:Документооборот

Программный продукт "1С: Предприятие 8. Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота. Ключевые возможности упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе; сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов; повысить качество готового материала проектов, документации и пр. Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам. Документооборот 8 или которые учитывались при разработке:

Нумерация исходящих писем и приказов

Документооборот в организации По материалам форума. Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например:

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящей корреспонденции в системе fantasyislove.com

.

Регистрация исходящих документов

.

Прием, обработка и распределение входящих документов. Организация обработки и передачи исходящих документов .. для утверждаемого документа (план, регламент, инструкция, положение, отчет) - дата его утверждения. пересистематизации документов в деле, без нумерации листов дела и.

.

Инструкция для организации работы с документами

.

.

.

.

.

.

Комментарии 7
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. liadeni

    Гниды вонючие, полный беспредел!